「FAX業務をもっと効率化したい」「紙やFAX機から脱却したい」と考える企業の間で注目されているのがクラウドFAXです。
本記事では、クラウドFAXの基本的な仕組みから、導入するメリット・デメリット、活用されている業界、サービス選定のポイントまで、網羅的に解説します。
クラウドFAXとは？
クラウドFAXとは、インターネットを通じてFAXの送受信を行うサービスのことです。
従来のFAXは、FAX機や電話回線を使って紙をやり取りしていましたが、クラウドFAXではFAXを電子化し、メールやWeb経由でやり取りするため、紙・トナー・機器が不要になります。
多くのクラウドFAXサービスでは、FAX番号をインターネット上に割り当て、PDF形式でFAXを送受信したり、自動保存・転送・検索が可能です。
クラウドFAXの仕組みと従来FAXとの違い
クラウドFAXは、クラウド上にあるFAXサーバーを経由して送受信を行います。
- 送信： PCからPDFやTIFFをアップロード or メール添付 → クラウドFAXがFAX番号に送信
- 受信： 相手からFAX → クラウドFAXがPDF変換 → 指定のメールアドレスやフォルダに通知
これにより、FAX用紙をプリントアウトする必要がなく、電子的に保存・検索・転送できるようになります。
クラウドFAXのメリット
- コスト削減： FAX機・電話回線・用紙・トナーが不要
- 業務効率化： PC・スマホから送受信が可能、在宅勤務にも対応
- セキュリティ強化： 送信ログ・アクセス制御・誤送信防止機能
- 検索性向上： ファイル名や内容でFAX文書を検索できる
- 法対応： 電子帳簿保存法や内部統制要件にも対応しやすい
クラウドFAXのデメリット・注意点
- インターネット環境依存： オフライン環境では利用できない
- システム連携に制限があることも： 特定の業務システムとの連携が難しい場合あり
- コストのバランス： ページ数課金制の場合、使用量によっては割高になることも
また、クラウドサービスである以上、サービス停止時のリスク対策やBCP対応も検討が必要です。
活用事例：クラウドFAXが活躍する業界
クラウドFAXは、紙FAXの比重が高い以下のような業界で特に多く導入されています：
- 医療・介護業界： 検査依頼書、診療情報提供書のFAX送受信
- 製造・物流業界： 発注書・納品書・在庫表などのやり取り
- 建設・不動産： 見積書や図面、契約書類の送付
- 自治体・官公庁： 災害対応や公的文書のやり取り
導入事例では、「FAXを印刷せずにPDF保存」「部署ごとの自動振り分け」「モバイル端末での確認」など、多彩な活用がなされています。
クラウドFAXを選ぶときのポイント
サービス選定時には、以下のような点に注目すると失敗が少なくなります。
- 送信・受信方法の柔軟性（メール/SFTP/管理画面/APIなど）
- 同時利用人数や拠点数への対応力
- セキュリティ対策（暗号化、誤送信防止、アクセス制御）
- 法令対応（電帳法・内部統制）
- BCP（災害対策）対応の有無
- 価格体系とコスト予測のしやすさ
自社のFAX業務の規模や運用方法に合ったサービスを選ぶことが、もっとも重要です。
当社のクラウドFAXサービス「TransFax」のご紹介
Transactが提供する「TransFax」は、法人向けに最適化されたクラウドFAXサービスです。
以下のような特徴があります：
- 送信：メール/SFTP/SOAPなど柔軟な送信方式
- 受信：PDF保存＋フォルダ仕分け＋通知
- 業務連携：FaxMaster LiteやecoFAXとの連携
- BCP対応：インターネット環境があれば利用可能
- 豊富な導入実績：医療機関・製造業・卸売業など
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