「まだFAX使ってるの？」「メールでよくない？」そんな声を聞くこともありますが、実際には多くの企業・業界でFAXは今なお重要な業務インフラとして使われています。
本記事では、FAXとメールの違い、FAXが今も現役で使われ続ける理由、そしてFAXの利便性を保ちつつ効率化する方法として注目されるクラウドFAXについて解説します。
FAXとメールの違いとは？
まずは、FAXとメールの基本的な違いを整理しておきましょう。
| 項目 | FAX | メール |
|---|---|---|
| 通信方式 | 電話回線（アナログ／ISDN） | インターネット |
| 到達性 | 番号を指定すれば原則届く | アドレス間違い・迷惑フィルタで届かないことも |
| セキュリティ | 閉域のため改ざんリスクが低い | 暗号化が必須／盗聴リスクも |
| 証拠性 | 紙に印刷されるため履歴として残る | メールログ管理がないと証拠性に弱い |
| 業務適合性 | 注文書や見積書のやりとりに強い | 定型業務には適さない場合も |
こうして見ると、FAXにはFAXなりの強みがあることが分かります。
なぜFAXは今も使われているのか？
FAXが使われ続ける理由には、以下のような現実的な事情があります。
1. 取引先がFAX文化を継続している
特に中小企業や地方の企業では、「FAXで送ってください」と指定されるケースが根強く残っています。
2. 法的な証拠能力・改ざん防止の観点
紙で残ることによる安心感や、受信記録のタイムスタンプが業務証拠として機能するケースもあります。
3. システムを変更しにくい業界構造
医療、自治体、建設業などは、FAXを前提とした業務フロー・帳票管理が根深く残っています。
4. メールよりも“確実に届く”という信頼感
送信履歴が明確、迷惑メールに埋もれない、確認の手間がないなど、シンプルさが評価されています。
FAXの“弱点”を克服する「クラウドFAX」という選択肢
とはいえ、FAX機や紙の使用には、コスト・管理負荷・セキュリティの限界など課題もあります。
そこで登場するのが「クラウドFAX」です。
クラウドFAXは、従来のFAX番号をそのまま使いながら、パソコンやスマホでFAX送受信が可能になるサービスです。紙・FAX機・トナー不要、すべて電子化できます。
- FAX送信：メールやブラウザからPDFを送信
- FAX受信：PDFとしてメール通知、フォルダ保存
- セキュリティ：誤送信防止／送信ログ記録／アクセス制御
- 法令対応：電子帳簿保存法やBCPにも対応
▶ クラウドFAX送信機能を見る
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▶ FAX送受信ソフト「ecoFAX」
FAX文化を尊重しつつ、DXを進めるために
FAX＝古いという決めつけではなく、FAXを業務から完全に排除することが現実的でない業種や地域もあることを踏まえるべきです。
だからこそ、「FAXの信頼性は維持しつつ、運用の手間・リスクを取り除く」クラウドFAXは、現場に受け入れられやすい移行ステップとして注目されています。
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まとめ
FAXとメールは単なる送信手段の違いではなく、業務文化・リスク感度・運用現場の実態に深く関わっています。
今すぐFAXをなくすのではなく、クラウドFAXを活用して“段階的なFAX業務のDX”を進めていくことが、もっとも現実的な解決策です。
