日本におけるFAXの現状とクラウドFAXサービスの未来

「FAXなんてもう使っている企業はいない」と思っていませんか？実は、日本ではまだ多くの企業や家庭でFAXが利用され続けています。時代の変化にもかかわらず、FAXが依然として根強い理由と、今後のビジネスにおけるFAXのデジタル化について考えてみましょう。

1. FAXが依然として使われ続ける理由

FAXの利用状況と普及率

最近の調査データによると、FAXの使用はまだ広範囲にわたっています。以下の数字を見てみましょう。

また、2020年の総務省の調査によると、日本の家庭の33.6%がFAX機を所有しており、家庭用ゲーム機の29.8%を上回っています。
さらに、2021年の調査では、約半数の企業がFAXを日常的に使用していると報告されています。

これらのデータは、FAXがまだ多くのビジネスや家庭で使用されていることを示しています。

FAXが選ばれ続ける背景

では、なぜFAXは今でも選ばれ続けているのでしょうか？その理由は主に以下の通りです。

1. 文化的背景と慣習

日本の文化では、手書きの文書や印鑑（ハンコ）が重視されており、これがFAXの利用を支える要因の一つです。FAXは「紙の文書」としての形式が保たれ、契約や確認に使われる信頼性の高い手段として根強く残っています。

2. 法的な信頼性

FAXは、法的手続きや契約において広く認められており、特に企業間での重要な文書送付に使われています。また、企業や行政機関においても、FAXは正式な手段として認められているため、その利用が続いています。

3. セキュリティ面での安心感

FAXは、インターネットを介さずに直接送信されるため、情報漏洩のリスクが低いとされています。また、送信された文書が紙として残るため、証拠としての信頼性が高いことも利用の理由の一つです。

2. デジタル時代におけるFAXの変革：クラウドFAXの登場

ここで注目したいのが、FAXのデジタル化です。従来のFAXは、物理的な紙やFAX機が必要でしたが、これらの課題を解決する方法としてクラウドFAXが注目されています。クラウドFAXとは、FAXをインターネット経由で送受信できるサービスです。これにより、従来のFAX機を使わずに、パソコンやスマートフォンでFAXをやり取りできるため、紙の管理や機器のメンテナンスが不要になります。

クラウドFAXの利点

クラウドFAXを導入することで、さまざまなメリットが得られます。

デジタル管理が可能：従来のFAXは紙での管理が主流でしたが、クラウドFAXではすべての文書をデジタルデータとして管理できます。これにより、検索や整理が非常に効率的になります。
改正電子帳簿保存法への対応：電子帳簿保存法（改正電帳法）に適合した書類管理が可能となり、法的な要件をクリアしやすくなります。
コスト削減：紙やFAX機を使わないため、物理的なコストや管理負担を削減できます。
セキュリティ向上：データは暗号化されて安全に管理されるため、安全に利用することができます。

これにより、クラウドFAXは業務効率化やコスト削減に貢献し、改正電子帳簿保存法への対応など、企業にとって不可欠なサービスとなりつつあります。